Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án là một vào những công việc vô cùng quan trọng cùng cần thiết cho doanh nghiệp. Đây là một công việc không mấy dễ dàng, muốn làm cho tốt công việc này đòi hỏi bản phải là một người tất cả kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ vào doanh nghiệp hoặc tất cả được đào tạo bài bản thì công việc mới đúng mực nhất. Bới ko chỉ lưu trữ để đó nhiều hơn bao gồm cả việc sắp xếp, tổ chức làm thế nào cho thất khoa học để tất cả thể trích lục lập cập khi có yêu cầu của cấp trên. Số lượng hồ sơ càng nhiều thì độ nặng nề càng cao.

Bạn đang xem: Cách lưu trữ hồ sơ công ty

Nhằm giúp mọi người hiểu rõ và tiếp cận gần hơn với công việc này thì ngày hôm nay mình xin chia sẻ những khiếp nghiệm mà mình kiếm tìm tòi cũng như đúc rút từ bản thân để gửi đến bạn đọc mới bước vào nghề hoặc tất cả định hướng làm nghề này vào tương lai nhé.


1. Chọn phương thức đựng hồ sơ

2. Phân loại hồ sơ

3. Phân chia theo team thời gian

4. Sắp xếp hồ sơ

5. Lập danh mục hồ sơ

6. Lưu trữ hồ sơ dự án

7. Theo dõi cùng cập nhật


Tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ không giống nhau. Phân chia lĩnh vực cũng dễ dàng hơn. Phía bên ngoài mỗi ngăn bạn hãy dán giấy để phân tách theo từng loại để dễ quản lý cùng tìm kiếm.Dùng tủ hồ sơ treo tường nếu văn chống bạn không tồn tại nhiều diện tích, bạn gồm thể sử dụng tủ hồ sơ treo trên tường. Những bố trí tương tự tủ nhiều ngăn. Ưu điểm của loại tủ này là tiết kiệm không gian, chi phí vừa phải, lại chứa được tương đối nhiều hồ sơ.Lưu giữ hồ sơ dự án trong số thùng hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy tìm xuất. Lưu trữ thùng hồ sơ phù hợp với những loại hồ sơ thọ năm cố định, không nhiều phải trích lục (hồ sơ của nhiều năm trước)Sử dụng những mẩu giấy ghi chú. Giấy chú ý là loại giấy không thể thiếu đối với những người làm cho hành thiết yếu văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc không giống nhau, bạn gồm thể cần sử dụng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú không giống nhau.Chọn loại bìa, phân bì đựng phù hợp. Phụ thuộc vào khả năng tài bao gồm của doanh nghiệp và tính chất của hồ sơ dự án cơ mà bạn sẽ chọn phương thức phù hợp cho mình. Ví dụ bìa còng chắc chắn phù hợp đến lưu trữ lâu năm ít phải lấy ra lấy vào. Lưu so bì thư A4 có túi tiền cao hơn nhưng đúng mực và bảo mật. Lưu bằng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng hồ sơ dễ cong và nhăn.

*

Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án


Bạn không thể để hồ sơ chồng chất, lẫn lộn nhưng phải phân loại để không bị thất lạc hoặc mất thời gian tìm kiếm kiếm. Bạn gồm thể phân loại theo cách:Phân chia theo dự án: Mỗi ngăn hồ sơ bạn sẽ lưu những giấy tờ liên quan tới một hoặc nhiều dự án có liên quan (có thể theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác)Phân loại theo chủ đề: mặt cạnh việc phân chia các loại hồ sơ dự án không giống nhau, thuộc một loại hồ sơ bạn cũng đề xuất chia theo từng chủ đề đưa ra tiết hơn để dễ quản lý, kiếm tìm kiếm.

Ví dụ nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm lưu trữ theo năm…

Chia theo phòng ban, lĩnh vực: Thông thường mỗi phòng sẽ có khu vực lưu hồ sơ riêng. Nhưng vào trường hợp bạn sử dụng dịch vụ mướn kho lưu trữ hồ sơ thì việc phân chia theo phòng, ban là cần thiết.

Xem thêm: Cấu Tạo Bánh Xe Tàu Hỏa - Cận Cảnh Tháo Bánh Xe Tàu Lửa Giữa Đường Ray

*

Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án


Phân loại đã xong, bước tiếp theo trong lưu hồ sơ dự án là sắp xếp hồ sơ khoa học. Công việc này sẽ góp bạn kiếm tìm kiếm khi cần một cách dichvu4gviettel.com.vn chóng, tiết kiệm thời gian. đề xuất sắp xếp theo phong cách như sau:

Sắp xếp theo thời gian. Bạn tất cả thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để tất cả thể search kiếm một cách dichvu4gviettel.com.vn nhất.Sắp xếp theo mẫu tự: Theo thứ tự bảng chữ mẫu của hồ sơ.Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
Nhờ vào danh mục hồ sơ, bọn họ có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ dichvu4gviettel.com.vn chóng.Bạn hãy tạo danh mục cụ thể, đưa sơ đồ đó vào máy tính.Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên bởi số lượng hồ sơ ra vào là liên tục.
Nên lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định . Bạn cần một tập lưu trữ với hình thức như sau:Dùng bút đánh số ở ngoài các hồ sơ lưu trữ.Bên ko kể tập lưu trữ tất cả nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự.Tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích mặt cạnh. Dùng chức năng dẫn liên kết để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu.Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính xách tay với thư mục chi tiết.
Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữBổ sung những chứng từ, giấy tờ còn thiếu vào những bộ hồ sơ hiện cóKiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần bao gồm kế hoạch và thông tin trước 1-2 ngày.

Trên đây là bài xích viết mà dichvu4gviettel.com.vn nghĩ nó rất hữu ích mang lại những ai thân thiện đến ngành nghề lưu trữu hồ sơ trong kinh doanh này. Hy vọng bạn đọc bao gồm thể áp dụng nó và thành công xuất sắc trên bao gồm đường của mình.